Khi mở quán ăn, nhiều người thường tập trung phần lớn ngân sách cho mặt bằng, thiết bị hay nguyên liệu mà quên rằng nhân sự mới là yếu tố quyết định trải nghiệm khách hàng và khả năng vận hành ổn định của quán. Đặc biệt trong tháng đầu tiên, khi mô hình còn chưa đi vào guồng, việc chuẩn bị ngân sách nhân sự đầy đủ sẽ giúp quán tránh được tình trạng thiếu người, vận hành rối hoặc áp lực tài chính ngay sau khai trương.
Dưới đây là những khoản chi phí nhân sự quan trọng mà bất kỳ mô hình F&B nào cũng nên tính trước khi bắt đầu.
Lương cứng – Khoản chi cố định bắt buộc phải chuẩn bị
Lương cơ bản luôn là khoản chi lớn nhất trong ngân sách nhân sự tháng đầu. Dù quán đông hay vắng khách, đây vẫn là chi phí cần được duy trì đều đặn để đảm bảo đội ngũ vận hành ổn định. Tùy quy mô quán, vị trí và mô hình hoạt động, chi phí lương sẽ bao gồm:
- Nhân viên phục vụ
- Thu ngân
- Phụ bếp
- Bếp chính
- Quản lý ca
Trong giai đoạn đầu, doanh thu thường chưa ổn định ngay nên việc dự trù quỹ lương tối thiểu cho 1–2 tháng đầu là điều rất quan trọng. Điều này giúp chủ quán giảm áp lực dòng tiền và giữ được đội ngũ vận hành ổn định trong thời gian xây dựng lượng khách ban đầu.
Thưởng và hỗ trợ – Yếu tố giúp giữ tinh thần nhân sự
Ngoài lương cứng, nhiều quán hiện nay còn áp dụng thêm các khoản thưởng để tạo động lực làm việc cho nhân viên trong giai đoạn khai trương. Một số khoản thường gặp gồm:
- Thưởng doanh số
- Thưởng chuyên cần
- Hỗ trợ ăn ca
- Hỗ trợ gửi xe
- Thưởng lễ, Tết hoặc cuối tháng
Dù không bắt buộc quá lớn, nhưng các khoản hỗ trợ này giúp nhân sự có tâm lý gắn bó hơn, đặc biệt trong môi trường F&B vốn có áp lực cao và tỷ lệ thay đổi nhân sự nhanh. Một đội ngũ ổn định sẽ giúp chất lượng phục vụ đồng đều hơn và hạn chế tình trạng vận hành bị gián đoạn trong thời gian đầu hoạt động.
Đào tạo nhân sự – Khoản đầu tư giúp giảm sai sót vận hành
Rất nhiều quán ăn gặp tình trạng phục vụ thiếu đồng bộ chỉ vì bỏ qua khâu đào tạo ban đầu. Trong ngành F&B, trải nghiệm khách hàng không chỉ nằm ở món ăn mà còn đến từ tốc độ phục vụ, thái độ nhân viên và quy trình vận hành. Ngay từ đầu, quán cần chuẩn bị thời gian và ngân sách cho:
- Đào tạo quy trình phục vụ
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng
- Quy chuẩn vệ sinh
- Quy trình bếp và phối hợp giữa các bộ phận
Một quy trình đào tạo rõ ràng sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, hạn chế sai sót và tạo cảm giác chuyên nghiệp ngay từ giai đoạn khai trương. Đây cũng là yếu tố quan trọng giúp quán tiết kiệm chi phí phát sinh do nhầm đơn, phục vụ chậm hoặc xử lý thiếu đồng bộ.
Đồng phục – Chi phí nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn đến hình ảnh thương hiệu
Đồng phục thường là khoản chi dễ bị xem nhẹ khi lập kế hoạch mở quán. Tuy nhiên, đây lại là yếu tố giúp tạo sự chuyên nghiệp và đồng bộ cho thương hiệu ngay từ cái nhìn đầu tiên. Một bộ đồng phục phù hợp không chỉ giúp khách hàng dễ nhận diện nhân viên mà còn tạo cảm giác sạch sẽ, bài bản và đáng tin cậy hơn trong quá trình phục vụ.
Chi phí đồng phục thường bao gồm:
- Áo nhân viên
- Tạp dề
- Nón hoặc phụ kiện nhận diện
- In logo thương hiệu
Tùy mô hình, chủ quán cũng nên chuẩn bị thêm đồng phục dự phòng để thay đổi trong quá trình vận hành thực tế.
Ca xoay dự phòng – Khoản quan trọng nhưng nhiều quán quên tính
Trong ngành F&B, việc nhân sự nghỉ đột xuất hoặc thay đổi ca là điều rất thường gặp, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi đội ngũ chưa ổn định hoàn toàn. Nếu không có nhân sự dự phòng, quán rất dễ rơi vào tình trạng thiếu người trong giờ cao điểm, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ phục vụ và trải nghiệm khách hàng.
Đây là lý do nhiều mô hình chuyên nghiệp luôn tính thêm ngân sách cho:
- Nhân sự part-time
- Ca xoay hỗ trợ cuối tuần
- Nhân viên backup giờ cao điểm
Khoản chi này giúp quán chủ động hơn trong vận hành và hạn chế tình trạng quá tải khi lượng khách tăng đột biến.
Giải pháp tối ưu nhân sự từ mô hình nhượng quyền
Với người mới kinh doanh F&B, nhân sự luôn là một trong những bài toán khó nhất vì vừa ảnh hưởng đến vận hành, vừa tác động trực tiếp đến chi phí hàng tháng. Thay vì tự xây dựng quy trình từ đầu, nhiều nhà đầu tư hiện nay lựa chọn mô hình nhượng quyền để tối ưu bài toán nhân sự hiệu quả hơn.
Tại hệ thống Nhượng quyền Cơm Gà Hội An, đối tác được hỗ trợ quy trình đào tạo, sơ đồ vận hành và tiêu chuẩn nhân sự đã được chuẩn hóa thực tế. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian đào tạo, hạn chế sai sót và tối ưu số lượng nhân sự cần thiết cho từng mô hình.
Bên cạnh đó, việc sở hữu menu và quy trình chế biến đồng bộ cũng giúp quán dễ vận hành hơn, giảm áp lực phụ thuộc quá nhiều vào tay nghề cá nhân. Trong bối cảnh ngành F&B cạnh tranh ngày càng cao, việc xây dựng đội ngũ ổn định và tối ưu chi phí nhân sự chính là nền tảng quan trọng giúp mô hình vận hành bền vững và phát triển lâu dài.
